Schnittstellen und Automatisierung · Make und eigene Entwicklung
Daten fliessen, statt übertragen zu werden.
Wir verbinden deine Systeme, reduzieren manuelle Arbeitsschritte und machen Informationen dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.
Kommt dir das bekannt vor?
- Derselbe Kontakt wird in mehreren Systemen erfasst.
- Eine Adressänderung muss an drei Orten nachgeführt werden – eine geht vergessen.
- Jemand exportiert regelmässig Daten, um sie anderswo wieder zu importieren.
- Informationen werden per E-Mail zwischen Systemen weitergereicht.
- Wiederkehrende Aufgaben werden von Hand angestossen.
- Niemand merkt es, wenn eine Übertragung einmal nicht funktioniert.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Wie ein neuer Kunde heute in deine Systeme kommt.
Heute
- Der Kontakt wird im ERP erfasst.
- Danach nochmals im Dokumentenmanagement.
- Und ein drittes Mal in der Buchhaltung.
- Ändert sich die Adresse, muss sie überall nachgeführt werden.
- Irgendwann weichen die Daten voneinander ab.
- Niemand weiss mehr, welches System recht hat.
Nachher
- Der Kontakt wird einmal im führenden System erfasst.
- Die übrigen Systeme übernehmen ihn in Echtzeit.
- Änderungen und Neuanlagen werden automatisch verteilt.
- Bei Konflikten gilt eine vorher festgelegte Regel.
- Bleibt eine Übertragung hängen, erfährst du davon.
- Die Daten stimmen überall überein.
-> Die Automatisierung selbst ist der einfache Teil.
-> Der schwierige Teil ist die Frage, welches System führend ist und was passiert, wenn zwei Systeme widersprechen.
-> Diese Frage klären wir zuerst.
Beispiele aus unseren Projekten
Was wir konkret verbunden haben.
Adressen aus einem Master verteilen
Odoo führt die Adressdaten.
Neuanlagen und Änderungen werden in Echtzeit an DocuWare und Bexio verteilt.
Erfasst wird einmal, gepflegt wird an einem Ort.
Rechnungsverarbeitung über drei Systeme
Rechnungseingang und Freigabe laufen in DocuWare.
Die Positionsdaten gehen nach Odoo für die Nachkalkulation.
Zahlung und Verbuchung erfolgen in Bexio.
Der Beleg wird einmal erfasst und mehrfach genutzt.
Dokumente aus ERP-Daten erzeugen
Ein Word-Dokument wird mit Daten aus dem ERP erstellt und automatisch an der richtigen Stelle im ERP und Dokumentenmanagement abgelegt.
Ohne Vorlagensuche. Ohne manuelle Ablage.
Debitoren und Kreditoren zwischen DocuWare und Topal
Eine von uns entwickelte Schnittstelle, die wir als fertige Lösung anbieten.
In eigener Sache: KI im Helpdesk
-> In unserem eigenen Odoo-Helpdesk analysiert eine angebundene KI eingehende Tickets und liefert erste Anhaltspunkte zur Lösung.
Wir testen an uns selbst, bevor wir etwas empfehlen.
Wie wir vorgehen:
Wie ein Automatisierungsprojekt bei uns abläuft.
01
Datenfluss aufnehmen
Welche Information entsteht wo, wer braucht sie und wie kommt sie heute dorthin?
02
Führendes System festlegen
Für jede Information wird bestimmt, welches System die Wahrheit hält und was bei widersprüchlichen Daten gilt.
03
Umsetzen und testen
Wir bauen die Verbindung und testen sie mit echten Daten – inklusive der Fälle, die schiefgehen können.
04
Betrieb und Überwachung
Wir richten ein, dass ihr merkt, wenn etwas nicht durchläuft, und kümmern uns darum.
-> Für Schnittstellen wie die oben beschriebenen rechnen wir mit zwei bis fünf Arbeitstagen. Umfangreichere Verbindungen benötigen entsprechend mehr Zeit.
Wir bauen die Verbindung –
und betreiben sie.
Für viele Verbindungen nutzen wir Make.
Wo kein fertiger Baustein existiert, entwickeln wir die Schnittstelle selbst über die Programmierschnittstelle des Systems. Eine Automatisierung ist aber erst dann fertig, wenn geklärt ist, was passiert, wenn sie einmal nicht funktioniert.
Fehlerbehandlung, Benachrichtigung und Betrieb gehören für uns zum Projekt – nicht als Zusatz danach.
Systeme, die wir mehrfach automatisiert haben:
Automatisierung in der Praxis
Wenn verschiedene Systeme zusammenspielen.
Bei Ulrich + Hefti wurden ERP, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung miteinander vernetzt.
Heute greifen die Anwendungen ineinander, Dokumente werden automatisiert abgelegt und administrative Abläufe benötigen weniger manuelle Arbeit.
Häufige Fragen
Für Verbindungen wie die oben beschriebenen rechnen wir mit zwei bis fünf Arbeitstagen.
Der Aufwand liegt selten in der Verbindung selbst, sondern in der Klärung, welches System bei Widersprüchen recht hat.
Umfangreichere Projekte brauchen entsprechend mehr Zeit.
Wir richten jede Automatisierung so ein, dass Fehler gemeldet werden statt still zu bleiben.
Ihr erfahrt, welcher Datensatz nicht durchgelaufen ist, und wir kümmern uns darum.
Ja, für einen grossen Teil der Verbindungen.
Make erlaubt es, Systeme ohne eigene Programmierung zu verbinden und Abläufe nachvollziehbar zu halten.
Dann entwickeln wir die Schnittstelle selbst über die Programmierschnittstelle des jeweiligen Systems.
Das kommt vor allem bei älteren oder branchenspezifischen Anwendungen vor.
Ja. Wir haben eine Schnittstelle für Debitoren und Kreditoren zwischen DocuWare und Topal entwickelt und bieten sie als fertige Lösung an.
Nein. Wir bauen und betreiben die Verbindung.
Auf Wunsch schulen wir eure Mitarbeitenden so weit, dass sie einfache Anpassungen selbst vornehmen können.
Odoo, DocuWare, Bexio und Topal.
Grundsätzlich lässt sich jedes System anbinden, das eine Programmierschnittstelle bereitstellt.
Weniger abtippen. Weniger nachfragen.
Gemeinsam schauen wir uns an, welche Daten in deinem Unternehmen heute von Hand zwischen Systemen wandern.
Du erfährst, welche Verbindung sich am schnellsten auszahlt.