DocuWare | Schnittstelle Topal
DocuWare und Topal nahtlos verbinden.
Du nutzt Topal für deine Finanz- und Unternehmensprozesse und DocuWare für dein Dokumentenmanagement?
Mit unserer Schnittstelle arbeiten beide Systeme Hand in Hand. Kreditoren- und Debitorenrechnungen sowie relevante Daten werden automatisiert übertragen. So entfällt doppelte Dateneingabe und deine Prozesse werden durchgängig digital.
Kommt dir das bekannt vor?
Wenn DocuWare und Topal nicht miteinander sprechen:
Du arbeitest bereits mit beiden Systemen. Trotzdem müssen Informationen zwischen Dokumentenmanagement und Buchhaltung manuell übertragen werden.
- Rechnungen müssen manuell übertragen werden
- Kreditoren- und Debitorenrechnungen händisch von DocuWare nach Topal übertragen.
- Daten werden doppelt erfasst
- Informationen werden in beiden Systemen gepflegt. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
- Dokumente und Buchungen sind nicht direkt verknüpft
- Die Dokumente liegen in DocuWare, die zugehörigen Buchungen in Topal.
- Medienbrüche bremsen die Abläufe
- Zwischen Freigabe, Übertragung und Buchung entstehen unnötige manuelle Arbeitsschritte.
-> Die Informationen sind längst vorhanden. Sie müssen nur noch automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Die Lösung
Unsere DocuWare–Topal-Schnittstelle schliesst diese Lücke.
Der DocuWare Connector für Topal verbindet Dokumentenmanagement und Buchhaltung und automatisiert den Datenaustausch zwischen beiden Systemen.
Freigegebene Rechnungen, relevante Stammdaten und Buchungsinformationen werden zuverlässig übertragen. Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, ohne dass Daten zwischen DocuWare und Topal mehrfach erfasst werden müssen.
Kreditoren und Debitoren direkt aus DocuWare in Topal anlegen.
Das übernimmt die Schnittstelle.
Rechnungsdaten übertragen
Kreditoren- und Debitorenrechnungen werden nach der Freigabe in DocuWare in Echtzeit direkt an Topal übertragen, inklusive Buchungssatz und offenem Posten.
Automatisierter Datenaustausch
Relevante Stammdaten werden sicher und zuverlässig zwischen DocuWare und Topal synchronisiert.
Kreditoren und Debitoren anlegen
Neue Adressen werden direkt aus DocuWare in Topal angelegt beziehungsweise als Kreditoren oder Debitoren geführt.
Auch für komplexere Anforderungen
Die Schnittstelle unterstützt auch Fremdwährungen, Kostenstellen und mehrere Mandanten.
Nachvollziehbare Übertragung
Übertragungsvorgänge werden protokolliert und transparent dokumentiert.
Konfiguration für eure Prozesse
Die Schnittstelle wird für die definierten Prozesse konfiguriert und in die bestehende Systemumgebung eingebunden.
Was sich im Alltag verändert.
Weniger übertragen. Weniger kontrollieren. Weniger korrigieren.
Wenn Rechnungs- und Stammdaten automatisch zwischen DocuWare und Topal fliessen, entfallen wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Übertragungsfehlern und Informationen stehen schneller dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.
Das sorgt für schnellere Rechnungsprozesse, konsistentere Daten und mehr Transparenz zwischen Dokumentenmanagement und Buchhaltung.
DocuWare verwaltet die Dokumente. Topal verarbeitet die Buchungen. Die Schnittstelle verbindet beides.
So funktioniert die DocuWare-Topal-Integration.
Die Schnittstelle wird in eure bestehende Systemumgebung integriert und für die definierten Prozesse konfiguriert.
Nach der Einrichtung läuft der Datenaustausch automatisiert im Hintergrund: Die festgelegten Workflows bestimmen, wann Daten übertragen werden. Die Schnittstelle sorgt dafür, dass die Informationen zuverlässig im jeweils anderen System ankommen.
Ihr arbeitet weiterhin in DocuWare und Topal. Die Verbindung dazwischen übernimmt die Schnittstelle.
Adressen von Kreditoren und Debitoren direkt aus DocuWare in Topal anlegen.
Passt die Schnittstelle zu euch?
Die Schnittstelle ist für Unternehmen gedacht, die DocuWare und Topal bereits einsetzen oder beide Systeme gemeinsam einsetzen möchten.
- ihr Topal für die Finanzbuchhatlung einsetzt und DocuWare bereits nutzt oder einführen wollt.
- Rechnungen in DocuWare geprüft und freigegeben werden und danach nochmals von Hand in Topal erfasst werden müssen.
- ihr regelmässig Kreditorenrechnungen verarbeitet. Debitorenrechnungen können optional dazukommen.
- ihr mit mehreren Mandanten, Fremdwährungen oder Kostenstellen arbeitet, z.B. als Firmengruppe oder Treuhandbüro.
- ihr eure bestehenden Abläufe behalten wollt und nicht eine Standardlösung, an die ihr euch anpassen müsst.
Das braucht es technisch
- Topal: Finanzbuchhaltung, je nach Umfang Kreditoren- und/oder Debitorenbuchhaltung, ein Schnittstellenbenutzer sowie eine aktivierte, aus dem Internet erreichbare REST-API. Eine Anleitung dazu erhaltet ihr von uns.
- DocuWare: Workflow-Manager, Autoindex und Webhooks, einige Hilfsarchive sowie eine Named-Lizenz für den Schnittstellenbenutzer.
Häufige Fragen
Sofort nach der finalen Freigabe im DocuWare-Workflow. Kreditorenrechnungen erscheinen in Topal als offener Posten inklusive Buchungssatz und sind bereits zur Zahlung freigegeben.
Die Stammdaten werden jede Nacht aus Topal nach DocuWare synchronisiert: Konten, MWST-Schlüssel, Zahlungskonditionen inkl. Skonto, Bankkonten, Geschäftsjahre und bei Bedarf Mittelkurse. So wird in DocuWare nur mit Werten kontiert, die in Topal auch existieren.
Ihr legt ihn direkt aus der Workflow-Aufgabe in DocuWare an. Adressen werden zu Bürozeiten (7 bis 19 Uhr) alle drei Stunden abgeglichen. Danach läuft der Workflow automatisch weiter. Die Intervalle können kundenspezifisch eingestellt werden.
Ja. Die Schnittstelle ist mehrmandantenfähig und unterstützt Fremdwährungen sowie Skontoabzug.
Nein. Die Kreditorenschnittstelle bildet die Basis, Debitorenrechnungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Die Schnittstelle läuft in der Cloud. Bei euch wird die REST-API von Topal aktiviert und für die Schnittstelle erreichbar gemacht. Bei DocuWare Cloud muss nichts weiter gemacht werden. Für DocuWare OnPremises muss die REST-API vorhanden und ins Internet geöffnet werden.
Ja. Ob Topal oder das CRM führendes System für Adressen ist, legen wir zu Beginn fest. Werden die Adressen im CRM geführt, verknüpfen wir die Adressstämme.
Ja. Die Konfiguration in DocuWare, also Hilfsarchive und Workflows, übernehmen wir oder euer bestehender Partner.
Die Schnittstelle wird als monatliches Abo angeboten. Der Preis richtet sich nach dem Umfang: Kreditoren und/oder Debitoren, Rechnungsvolumen, Anzahl Mandanten und Fremdwährungen. Dazu kommt ein einmaliger Einrichtungsaufwand, den wir nach Aufwand abrechnen. Eine konkrete Offerte erhaltet ihr nach dem Erstgespräch.
DocuWare und Topal sollen endlich miteinander sprechen?
Mit der Schnittstelle eliminierst du manuelle Zwischenschritte zwischen Dokumentenmanagement und Buchhaltung und schaffst einen durchgängigen digitalen Prozess.
