Dokumentenmanagement mit DocuWare · Zertifizierter Partner seit 2018
Dokumente finden statt suchen.
Wir organisieren Informationen zentral, vereinfachen Freigaben und machen Dokumente dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.
Kommt dir das bekannt vor?
- Mitarbeitende verbringen unnötig Zeit mit Suchen
- Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern und Laufwerken
- Mehrere Versionen desselben Dokuments sind im Umlauf
- Informationen werden per E‑Mail weitergeleitet
- Freigaben verzögern sich, weil niemand den Stand kennt
- Wichtige Unterlagen liegen im persönlichen Postfach einzelner Personen
Ein Beispiel aus der Praxis:
Wie eine Lieferantenrechnung heute durch dein Unternehmen läuft.
Heute
- Die Rechnung kommt per E-Mail an eine Sammeladresse oder per Post.
- Sie wird ausgedruckt oder an die zuständige Person weitergeleitet.
- Dort bleibt sie liegen, bis jemand nachfragt.
- Die Freigabe erfolgt per E-Mail, Zuruf oder Vermerk auf Papier.
- Jemand vergleicht von Hand mit Bestellung und Lieferschein.
- Die Buchhaltung tippt Lieferant, Betrag und Konto ab.
- Wer den Stand wissen will, muss fragen.
Nachher
- Die Rechnung landet automatisch im Dokumenteneingang, die Daten werden ausgelesen.
- Sie wird dem Lieferanten, dem Projekt und der Bestellung zugeordnet.
- Die Freigabe geht an die zuständige Person, mit Erinnerung bei Verzug.
- Freigegeben wird im Browser oder am Handy, mit Kommentar.
- Die Buchhaltung übernimmt die geprüften Daten, ohne abzutippen.
- Wer den Stand wissen will, sieht ihn selbst.
-> Kein einziger dieser Schritte ist eine Softwarefunktion.
-> Jeder Schritt ist eine Entscheidung darüber, wer wann was tut.
-> Genau diese Entscheidungen treffen wir mit dir, bevor wir das System anfassen.
Und die Stufe danach:
Die Rechnung prüft sich selbst.
- Wenn der Prozess einmal sauber aufgesetzt ist, lässt sich der grösste Teil davon vollständig automatisieren.
- Das System vergleicht die eingehende Rechnung mit Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferscheinen – Position für Position.
- Stimmt alles überein, läuft die Rechnung ohne manuellen Eingriff bis in die Buchhaltung durch.
- Weicht etwas ab, landet genau diese Rechnung bei einer zuständigen Person – inklusive Hinweis, worin die Abweichung besteht.
- Dein Team prüft dann nicht mehr alle Rechnungen.
- Es prüft nur noch die Fälle, bei denen tatsächlich etwas zu entscheiden ist.
Und wenn Dokumente zuerst verstanden werden müssen?
Mit intelligenter Dokumentenverarbeitung können eingehende Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und relevante Informationen daraus ausgelesen werden.
So lassen sich beispielsweise Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder eingehende Briefpost automatisch verarbeiten. Die gewonnenen Daten können an DocuWare, das ERP oder weitere Prozesse übergeben und dort direkt weiterverarbeitet werden.
Dunkelverarbeitung in der Praxis
Im Video siehst du, wie Dokumente automatisch erkannt, geprüft und weiterverarbeitet werden und an welcher Stelle nur noch bei Abweichungen ein manueller Eingriff nötig ist.
-> Diese Stufe setzt voraus, dass die vorgelagerten Prozesse sauber im System geführt werden. Ob und wie weit sich eine Dunkelverarbeitung für eure Abläufe lohnt, hängt vom Belegvolumen und den bestehenden Prozessen ab. Das schauen wir uns gemeinsam an.
Was sich ändert -
Dokumentenmanagement schafft Struktur
Dokumente finden
Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.
Freigaben beschleunigen
Dokumente werden digital geprüft, freigegeben und nachvollziehbar dokumentiert.
Wissen sichern
Informationen bleiben im Unternehmen und nicht in persönlichen Ordnern oder Postfächern.
Transparenz schaffen
Aktuelle Dokumente sind jederzeit verfügbar.
Wie wir vorgehen:
Wie ein Dokumentenprojekt bei uns abläuft.
01
Prozessaufnahme
Wir analysieren, wie Dokumente heute tatsächlich durch dein Unternehmen laufen – nicht wie sie laufen sollten.
Ergebnis: Ein dokumentierter Ist-Prozess mit den Stellen, an denen Zeit verloren geht oder Informationen hängen bleiben.
02
Zielprozess festlegen
Gemeinsam definieren wir Zuständigkeiten, Freigabestufen, Ablagestrukturen und Aufbewahrungsregeln.
Ergebnis: Ein Sollprozess, den alle Beteiligten verstehen und mittragen.
03
Umsetzung
Wir konfigurieren Dokumentenmanagement, Workflows, Berechtigungen und die Verbindung zu bestehenden Systemen.
Ergebnis: Eine Lösung, die zu deinen Prozessen passt und im Alltag funktioniert.
04
Einführung und Betrieb
Wir begleiten die Einführung, schulen die Mitarbeitenden und optimieren die Lösung dort, wo sich im Alltag weiterer Bedarf zeigt.
Ergebnis: Hohe Akzeptanz und ein sauberer Übergang in den produktiven Betrieb.
-> Ein Dokumentenmanagement-Projekt dauert bei uns in der Regel rund drei Monate – von der Prozessaufnahme bis zum produktiven Einsatz.
-> Die ersten beiden Schritte sind der Grund, warum unsere Projekte langfristig funktionieren.
-> Wer direkt mit der Technik startet, digitalisiert oft einen Prozess, der bereits vorher nicht optimal funktioniert hat.
Wir sind DocuWare-Partner.
Und Prozessleute.
Friedli Projektmanagement ist seit 2018 zertifizierter DocuWare-Partner im Silver-Status.
Wir richten DocuWare nicht nur ein – wir entscheiden gemeinsam mit dir, welche Prozesse, Freigaben und Informationen darin abgebildet werden sollen.
In unseren Projekten verbinden wir DocuWare regelmässig mit ERP-Systemen (wie Odoo, Bexio und Topal), Dokumentenprozessen und weiteren Anwendungen. So werden Informationen einmal erfasst und mehrfach genutzt.
Rechnungsverarbeitung
Vertragsmanagement
Personaldossiers
Qualitäts- und Projektdokumente
Typische Einsatzbereiche:
Du möchtest DocuWare zuerst selbst entdecken?
Schau dir ausgewählte Funktionen und Abläufe direkt in der interaktiven DocuWare-Tour an und verschaff dir einen ersten Eindruck davon, wie digitales Dokumentenmanagement in der Praxis funktioniert.
Du setzt DocuWare bereits ein?
Wir übernehmen bestehende Installationen, analysieren die Prozesse dahinter und entwickeln diese gezielt weiter. In vielen Fällen steckt deutlich mehr Potenzial in einem bestehenden System, als aktuell genutzt wird.
Dokumentenmanagement in der Praxis
Projektunterlagen in Sekunden statt lange danach suchen.
Bei rund 600 Projekten pro Jahr fallen bei Egger Schaltanlagen grosse Mengen an Dokumenten an. Mit DocuWare werden die projektbezogenen Unterlagen heute zentral archiviert und sind mit wenigen Klicks verfügbar.
Digitale Workflows vereinfachen zusätzlich die Abläufe in Buchhaltung und Personal.
Häufige Fragen
Bei uns dauert ein Dokumentenmanagement-Projekt in der Regel rund drei Monate von der Prozessaufnahme bis zum produktiven Einsatz.
Der grösste Teil davon entfällt nicht auf die technische Umsetzung, sondern auf die Klärung der Abläufe.
Ablegen und wiederfinden geht mit einem DMS viel schneller. Man sucht nach einem Stichwort und findet sofort alle Dokumente, bei welchen dieses im Dateinamen ODER im Dokumentinhalt vorkommt.
Sobald Freigaben, Fristen und Nachvollziehbarkeit dazukommen, stösst eine klassische Ordnerstruktur an ihre Grenzen.
Ein Dokument gehört gleichzeitig zum Projekt, zum Kontakt und zur Buchhaltung – in einer Ordnerstruktur muss man sich für einen Ort entscheiden.
Ja. Friedli Projektmanagement ist seit 2018 zertifizierter DocuWare-Partner im und übernimmt Einführung, Anpassung und Betreuung.
Wir übernehmen bestehende DocuWare-Installationen. Bevor wir etwas ändern, schauen wir uns an, welche Prozesse heute darin abgebildet sind und wo das System unter seinen Möglichkeiten bleibt.
Wir empfehlen und setzen DocuWare Cloud ein. Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU – in Irland und Amsterdam.
Der Betrieb erfüllt die Anforderungen von DSGVO und Schweizer DSG.
Ja. Wir verbinden DocuWare regelmässig mit Odoo, Bexio, Topal und verschiedensten weiteren Drittsystemen.
Für Debitoren und Kreditoren zwischen DocuWare und Topal haben wir eine eigene Schnittstelle entwickelt.
DocuWare wird nach Nutzern und Volumen lizenziert. Dazu kommt der einmalige Projektaufwand für Prozessdefinition und Einrichtung.
Welche Grössenordnung für euch realistisch ist, klären wir im Erstgespräch.
Bestehende Bestände können übernommen werden. Wir klären zu Beginn, welche Dokumente wirklich migriert werden müssen und welche im Archiv bleiben können. Eine vollständige Migration ist selten nötig und meist der teuerste Teil des Projekts.
Ja. DocuWare archiviert Dokumente unveränderbar, protokolliert jede Änderung und erfüllt so die Schweizer Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung nach OR und GeBüV. Ablageregeln, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen legen wir gemeinsam mit dir fest.
Weniger Suchaufwand.
Mehr Zeit für das Wesentliche.
Gemeinsam schauen wir uns einen konkreten Dokumentenprozess in deinem Unternehmen an – vom Eingang bis zur Ablage.
Du erhältst eine erste Einschätzung, an welcher Stelle sich der grösste Aufwand einsparen lässt.