Papierlos arbeiten mit DocuWare
Egger Schaltanlagen AG
Bei Egger Schaltanlagen verursachten umfangreiche Projektunterlagen und die papierbasierte Ablage lange Such- und Laufwege. Mit DocuWare entstand eine zentrale digitale Projektablage, die Informationen schnell verfügbar macht und Arbeitsabläufe über verschiedene Bereiche hinweg vereinfacht.
Erzielte Verbesserungen
Projektunterlagen sofort verfügbar
Weniger Such- und Laufwege
Schnellere Projektbearbeitung
Digitale und transparente Workflows
Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff
Vom Papier zur digitalen Projektakte
Bei rund 600 Projekten pro Jahr fallen bei Egger Schaltanlagen grosse Mengen an Dokumenten an. Obwohl die Papierablage gut organisiert war, kostete insbesondere die Suche nach Unterlagen viel Zeit. Dokumente aus dem Archiv zu beschaffen, konnte bis zu einer Stunde dauern.
Mit DocuWare werden die projektbezogenen Unterlagen heute zentral unter der jeweiligen Projektnummer archiviert. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine aus der Branchenlösung XPANDIT werden direkt gespeichert und automatisch indexiert. Berechtigte Mitarbeitende können dadurch mit wenigen Klicks auf die benötigten Informationen zugreifen.
Digitalisierung über die Projektablage hinaus
Nach der Digitalisierung der Projektakten wurde DocuWare auch auf weitere Unternehmensbereiche ausgeweitet. In der Buchhaltung unterstützt ein digitaler Workflow die Prüfung von Eingangsrechnungen, während im Personalbereich beispielsweise Abwesenheitsmeldungen digital verarbeitet werden. Weitere Einsatzbereiche und Workflows kamen schrittweise hinzu.
Papierlos arbeiten in der Praxis
Wie verändert sich der Arbeitsalltag, wenn Projektunterlagen nicht mehr gesucht werden müssen, sondern in Sekundenschnelle verfügbar sind? Die ausführliche Case Study zeigt, wie Egger Schaltanlagen DocuWare im Projektmanagement, in der Buchhaltung und im Personalbereich einsetzt und welche Verbesserungen dadurch im Alltag entstanden sind.
Egger Schaltanlagen AG arbeitet papierlos mit DocuWare
Analysiert, projektiert und umgesetzt durch Friedli Projektmanagement GmbH.
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