DocuWare | Microsoft Business Central
DocuWare und Business Central nahtlos verbinden.
Du arbeitest mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und verwaltest deine Dokumente in DocuWare?
Mit unserer Schnittstelle arbeiten beide Systeme Hand in Hand. Belege aus Business Central landen automatisch indexiert in DocuWare. Geprüfte Eingangsrechnungen kommen aus DocuWare direkt in Business Central an, inklusive Link zum Original.
Kommt dir das bekannt vor?
Wenn DocuWare und Business Central nicht miteinander sprechen:
Du arbeitest bereits mit beiden Systemen. Trotzdem laufen Informationen zwischen ERP und Dokumentenmanagement über manuelle Zwischenschritte.
- Belege werden doppelt abgelegt. Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen aus Business Central müssen zusätzlich in DocuWare abgelegt und von Hand indexiert werden.
- Eingangsrechnungen werden abgetippt. Was in DocuWare geprüft und freigegeben ist, wird in Business Central nochmals erfasst.
- Kontiert wird auf veraltete Werte. Kreditoren, Sachkonten und Dimensionen sind in DocuWare nicht aktuell. Gesperrte Konten tauchen weiterhin auf.
- Das Original fehlt beim Buchen. Wer einen Posten prüft, sucht die Rechnung separat in DocuWare.
- Die Kontrolle ist aufwendig. Ob zu jeder bezahlten Rechnung ein Beleg im Archiv liegt, lässt sich nur mit Aufwand prüfen.
-> Die Informationen sind längst vorhanden. Die Systeme müssen sie nur miteinander teilen.
Die Lösung
Eine App in Business Central, die DocuWare anbindet.
Unser DocuWare Connector für Microsoft Business Central läuft als App direkt in Business Central. Sie wird über Microsoft AppSource bereitgestellt und vollständig in Business Central eingerichtet, gesteuert und überwacht. Es braucht keinen zusätzlichen Server und kein separates Tool.
Belege aus Business Central werden automatisch in DocuWare archiviert. Freigegebene Eingangsrechnungen kommen aus DocuWare in den Standardbereich «Eingehende Belege». Stammdaten fliessen von Business Central nach DocuWare, damit dort mit gültigen Werten kontiert wird.
Kreditoren- und Debitorenakte direkt aus Business Central in DocuWare aufrufen.
Das übernimmt die Schnittstelle.
Automatisierte Belegablage
Beim Drucken in Business Central werden Belege wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Mahnungen als PDF mit Indexdaten in DocuWare archiviert. Pro Beleg legt ihr fest, ob einmalig, bei jedem Druck oder als Aktualisierung abgelegt wird.
Eingangsrechnungen übertragen
In DocuWare geprüfte und freigegebene Rechnungen landen in den «Eingehenden Belegen» von Business Central. Die Kontierung kommt als Vorschlag mit, über die Bestellnummer lässt sich der gebuchte Wareneingang abrufen.
Stammdaten für die Kontierung
Kreditoren, Sachkonten, Dimensionen, Projekte und Kostenstellen werden laufend nach DocuWare übertragen. Gesperrte Kreditoren und Konten verschwinden dort automatisch.
Original mit einem Klick
Der Beleglink wird mitgebucht. Aus Posten, Buchblättern oder Belegen öffnet ihr das Original direkt in DocuWare, von der Kreditoren- oder Debitorenkarte aus die ganze Akte.
Sicher und nachvollziehbar
Die Verbindung ist AES-256-verschlüsselt. Jede Übertragung wird in der Aufgabenwarteschlange von Business Central protokolliert, DocuWare erhält eine Statusrückmeldung. Beleglinks sehen nur berechtigte Benutzer.
Cloud und On-Premises
Business Central SaaS oder On-Premises, DocuWare Cloud oder lokal: Die Schnittstelle unterstützt jede Kombination, mit beliebig vielen Mandanten und Archiven.
Was sich im Alltag verändert.
Weniger ablegen. Weniger abtippen. Mehr Überblick.
Weil DocuWare nur gültige Stammdaten kennt, sinken die Korrekturen. Und mit dem optionalen Belegabgleich prüft ihr direkt in Business Central, ob zu jeder bezahlten Rechnung ein Beleg im Archiv liegt.
Business Central steuert die ERP-Prozesse. DocuWare verwaltet die Dokumente. Die Schnittstelle verbindet beides.
So funktioniert die DocuWare-Business-Central-Integration.
Danach stimmen wir das Mapping der Indexfelder und die Datenflüsse auf eure Prozesse ab. Im laufenden Betrieb steuert und überwacht die Aufgabenwarteschlange von Business Central alle Übertragungen. Eingangsrechnungen werden üblicherweise alle 10 Minuten abgeholt.
Ihr arbeitet weiterhin in Business Central und DocuWare. Die Verbindung dazwischen übernimmt die Schnittstelle.
Freigegebene Kreditorenrechnungen aus DocuWare in den «Eingehenden Belegen» von Business Central.
Passt die Schnittstelle zu euch?
Die Schnittstelle ist für Unternehmen interessant, die Microsoft Dynamics 365 Business Central und DocuWare gemeinsam einsetzen und die Prozesse zwischen ERP und Dokumentenmanagement stärker automatisieren möchten.
Besonders dann, wenn ihr:
- Verkaufs- und Einkaufsbelege ohne Zusatzaufwand archivieren wollt.
- Eingangsrechnungen in DocuWare prüft und freigebt und sie danach ohne Abtippen in Business Central verbuchen wollt.
- beim Buchen oder Prüfen jederzeit das Originaldokument sehen wollt.
- mit mehreren Mandanten oder mehreren DocuWare-Archiven arbeitet.
- noch Dynamics NAV nutzt und DocuWare schon heute anbinden wollt.
Das braucht es technisch
- Business Central SaaS oder On-Premises, alternativ Dynamics NAV ab 2017.
- DocuWare Cloud oder DocuWare On-Premises ab Version 6.7 mit Platform Services.
- Einen DocuWare-Benutzer für die Integration mit Rechten für Ablage und Indexänderung.
- Für den Belegaufruf eine DocuWare-Lizenz pro berechtigtem Benutzer.
Ihr seid nicht sicher, ob die Schnittstelle zu eurer Systemumgebung passt? Lasst uns eure Anforderungen besprechen:
Häufige Fragen
Beides. Unterstützt werden Business Central SaaS und On-Premises sowie DocuWare Cloud und On-Premises in jeder Kombination. Mandanten und DocuWare-Archive lassen sich frei verknüpfen.
Die App wird über Microsoft AppSource bereitgestellt. Updates erhaltet ihr passend zu eurer Business-Central-Version.
Grundsätzlich alle Standardberichte aus Verkauf und Einkauf, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Bestellungen und Mahnungen. Bei individuellen Berichten kann eine kleine Anpassung nötig sein. Den dafür benötigten Programmcode stellen wir kostenlos zur Verfügung.
Pro Belegart legt ihr fest, ob er nur einmal abgelegt wird, bei jedem Druck neu oder ob der bestehende Beleg samt Indexdaten aktualisiert wird.
Nach der Freigabe im DocuWare-Workflow holt Business Central die Rechnungsdaten automatisch ab, üblicherweise alle 10 Minuten. Die Rechnung erscheint mit Link zum Original in den «Eingehenden Belegen». DocuWare erhält eine Statusrückmeldung
Nein, die Kontrolle bleibt bewusst in Business Central. Aus den übernommenen Daten erstellt ihr per Standardvorgabe oder manuell eine Einkaufsrechnung oder ein Buchblatt. Ein automatischer zeilenbezogener Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung ist nicht Teil der Schnittstelle.
Nur Benutzer mit dem entsprechenden Berechtigungssatz in Business Central. Beim Aufruf gelten zusätzlich ihre Rechte in DocuWare.
NAV 2017 und 2018 werden unterstützt. Ältere NAV-Versionen binden wir auf Anfrage mit eingeschränktem Funktionsumfang an.
Die Kosten hängen von der App-Version und vom einmaligen Einrichtungsaufwand ab. Eine konkrete Offerte erhaltet ihr nach dem Erstgespräch.
DocuWare und Business Central sollen endlich miteinander sprechen?
In einer kurzen Demo zeigen wir euch, wie Belege automatisch archiviert werden und Eingangsrechnungen aus DocuWare in Business Central ankommen. Danach wisst ihr, was die Schnittstelle in eurer Umgebung leisten kann.
