Vom Papierkrieg zur volldigitalen Immobilienverwaltung

Das Projekt

Die EDELMANN IMMOBILIEN AG in Bad Zurzach stand vor der Herausforderung, ihre stark papierbasierten und ineffizienten internen Prozesse zu digitalisieren, da sie sich «auf dem Stand von vor 10 Jahren» fühlten. Die Einführung eines neuen DMS-Systems (DocuWare) mit Anbindung an Immotop, unterstützt durch Friedli Projektmanagement, eliminierte den massiven «Papierkrieg», die Probleme mit der Dokumentenversionierung und den zeitaufwendigen manuellen Kreditoren-Workflow. Der größte Erfolg war der komplette Wegfall des monatlichen Ablagetages (zuvor 6 bis 8 Stunden), was zu einer zentralen, strukturierten Ablage und nachvollziehbaren digitalen Rechnungsprüfung führte.  Im weiteren Verlauf erzählt das Team von EDELMANN IMMOBILIEN AG wie sie das Projekt erlebt haben.

Die Ausgangssituation: "Wir waren auf dem Stand von vor 10 Jahren"

Bevor wir Friedli Projektmanagement und das neue DMS-System (DocuWare) mit Anbindung an Immotop eingeführt haben, waren unsere täglichen Abläufe von massivem Papierkrieg geprägt. Unsere Dokumentenablage war physisch, wir hatten doppelte und dreifache Dateien, und die Versionierung war ein ständiges Problem. Unsere Mitarbeitenden mussten viel Zeit darauf verwenden, sicherzustellen, dass alle die gleichen, aktuellen Unterlagen hatten.

Im Weiteren war auch der Kreditoren-Workflow aufwendig: Rechnungen welche bereits elektronisch per Mail kamen, wurden ausgedruckt, manuell kontiert und abgelegt. Dies führte dazu, dass die monatliche Ablage allein 6 bis 8 Stunden dauerte – ein ganzer Arbeitstag ging dafür drauf.

Die Schmerzpunkte

Viele unserer Kunden waren bereits digital, aber wir selbst mussten noch Dokumente für interne Prozesse ausdrucken. Uns war klar: «Wir waren auf dem Stand vor 10 Jahren». Dazu kam Papierkrieg» und physische Abhängigkeit: Viele Dokumente waren nur physisch vorhanden, was zu einem hohen «Papierkrieg» führte und die Mitarbeiter an den Standort band -effizientes Remote-Arbeiten war nicht möglich.  Dies ist gerade für unsere Mitarbeiter welche täglich im Aussendienst Immobilien betreuen, kompliziert.

Der Wille zur Digitalisierung

Der hohe Zeitverlust bei der Dokumentsuche und die Diskrepanz zwischen unserem digitalen Tool Immotop und unserer analogen Arbeitsweise machten uns bewusst, dass wir dringend etwas ändern mussten. Die Konsequenz ohne Wandel wäre gewesen, dass wir die Bedürfnisse des Marktes und der Mitarbeiter verpasst hätten sowie das Potential der bestehenden Software Immotop nicht genutzt hätten.

Anfängliche Zweifel und der Vertrauensanker

Obwohl die Notwendigkeit klar war, gab es anfängliche Skepsis im Team – das Festhalten am Alten. Für einige Team-Mitglieder war die Umstellung vom Papier zur Digitalisierung eine grosse Umgewöhnung und schwer vorstellbar.

Der erste konkrete Schritt war ein Workshop zur Prozessidentifikation, der unsere Abläufe klar definierte. Dies gab uns zusätzliches Vertrauen da wir uns mit den bestehenden Prozessen befassten und erarbeiteten zusammen die Lösungen, wie wir uns konkret verbessern und digitalisieren können.

Das endgültige Einverständnis gaben wir nach der Präsentation des Fahrplans und der Kosten. Eine zügige Umsetzung mit klaren Meilensteilen schaffte Klarheit im Projekt und Kostentransparenz.

Die Herausforderungen in der Umsetzung

Während der Implementierung gab es Lernkurven. Wir haben nie an der Gesamtlösung gezweifelt, aber die Testphasen waren entscheidend. Rückblickend hätten wir uns gewünscht, den Krediflow-Prozess nicht zu schnell festzunageln. Die Erkenntnis war: Mehr testen oder Varianten in der Testphase lassen und Umbaumöglichkeiten nicht direkt fixieren. Wir haben festgestellt, dass für eine nahtlose Übernahme zwischen Immotop und DocuWare gezielte Anpassungen an einigen Feldern notwendig waren. Diese Herausforderung haben wir erfolgreich bewältigt, wodurch die reibungslose Datenintegration sichergestellt ist.

Die Belohnung: Ein ganzer Ablagetag ist weg

Der Wendepunkt und das «Aha-Erlebnis» kam, als der erste Ablagetag wegfiel.

Die messbaren Erfolge sind beeindruckend:

• Der monatliche Ablagetag ist weg.
• Die manuelle Arbeit mit Rechnungen, das Ausdrucken und die Kontierung entfällt komplett.
• Wir haben jetzt eine zentrale Ablage und durch die Pflichtfelder arbeiten alle Mitarbeiter strukturiert und gleich.
• Die digitale Rechnungsprüfung und die Visierung sind jetzt nachvollziehbar und sicher.
• Die Grundlage für weitere Digitalisierung ist gelegt.

Wichtigste Erkenntnisse aus dem Projekt

Unsere wichtigste Erkenntnis? Testphase komplett und umfassend durchführen, dazu die notwendigen internen Ressourcen bereitstellen. Man merkt oft erst zu spät, wo es hakt, und muss dann später Anpassungen vornehmen.  Dies könnte man versuchen zu minimieren. Trotzdem würden wir die Lösung und die Herangehensweise an das Projekt uneingeschränkt weiterempfehlen.

Die Digitalisierung hat unsere Arbeitsabläufe grundlegend verändert. Unsere Vision ist jetzt klar: Wir streben die Cloud-Lösung für Immotop an, um die Schnittstelle zum E-Dossier zu optimieren und Remote-Work zu erleichtern. Auch neue Möglichkeiten wie QR-code basierte Meldungen für Mieter werden jetzt realistisch.

Die Fehlerquote ist kleiner geworden, und die Nachvollziehbarkeit ist sichergestellt. Unsere Transformation ist ein Prozess, aber dank der Unterstützung von Friedli Projektmanagement sind wir auf dem richtigen Weg.