Digitale Informationen spielen heute in nahezu allen Unternehmensprozessen eine zentrale Rolle. Globaler Wettbewerb, Zeit- und Kostendruck sowie steigende Anforderungen an Qualität und Produktivität machen ein effizientes Daten- und Dokumentenmanagement immer wichtiger.
Gerade Unternehmen in der Prozessindustrie stehen vor einer zusätzlichen Herausforderung: Neben dem eigentlichen Produkt müssen ihren Kunden häufig umfassende Herstellerinformationen und Dokumentationen zur Verfügung gestellt werden.
In der Vergangenheit wurden diese Dokumentationen oft unterschiedlich aufgebaut und strukturiert. Jeder Hersteller lieferte Unterlagen in einer eigenen Form.
Mit der VDI 2770 Blatt 1 «Mindestanforderungen an digitale Herstellerinformationen für die Prozessindustrie» gibt es einen Standard für den strukturierten Austausch digitaler Herstellerinformationen.
Was ist VDI 2770?
Die VDI 2770 definiert Anforderungen an die standardisierte Bereitstellung von Herstellerinformationen.
Dazu gehören Dokumente und Informationen, die beispielsweise für folgende Bereiche benötigt werden:
- Auslegung und Aufstellung
- Inbetriebnahme
- Bedienung
- Reinigung
- Inspektion
- Wartung und Instandsetzung
- Ersatzteilbevorratung
Hinzu kommen gesetzlich oder regulatorisch relevante Unterlagen wie beispielsweise CE-Konformitätserklärungen, ATEX-Zertifikate oder Werkstoffzeugnisse.
Das Ziel: Herstellerinformationen sollen so strukturiert bereitgestellt werden, dass Betreiber diese einfacher in ihre eigenen IT-Systeme übernehmen und langfristig nutzen können.
Welche Vorteile bietet die VDI 2770?
Für Hersteller
Ein standardisiertes digitales Format vereinfacht die Bereitstellung von Dokumentationen für unterschiedliche Kunden.
Statt für jeden Kunden individuelle Dokumentationsstrukturen aufzubauen, entsteht ein einheitlicher Prozess.
Für Betreiber und Nutzer
Erhaltene Dokumentationen folgen einer definierten Struktur und können dadurch einfacher in die eigenen Systeme übernommen und weiterverarbeitet werden.
Digitale Formate ermöglichen ausserdem eine langfristige Archivierung und können mit entsprechender Standardsoftware gelesen und verarbeitet werden.
Zentrale Bestandteile der VDI 2770
Zu den wesentlichen Elementen gehören:
- die Klassifikation der Dokumente
- die Struktur der Dokumentation für einfache und zusammengesetzte Objekte
- definierte Metadaten je Dokument
- Vorgaben für die Dateiformate
Die Herausforderung besteht jedoch nicht nur darin, diese Anforderungen zu kennen.
Entscheidend ist, wie die benötigte Dokumentation möglichst effizient erstellt und bereitgestellt werden kann.
Herstellerdokumentationen automatisiert erstellen
Genau hier setzt die automatisierte Dossierbildung an.
Statt Dokumente erst am Ende eines Projekts manuell zusammenzusuchen, beginnt der Prozess deutlich früher.
Dokumente frühzeitig digitalisieren
Relevante Unterlagen werden so früh wie möglich digital erfasst und stehen damit für nachfolgende Prozesse zur Verfügung.
Dokumente automatisch übernehmen
Dokumente können automatisiert aus definierten Ablagen und Systemen übernommen werden.
Dokumente zentral archivieren
Die Dokumente werden zentral archiviert und mit den benötigten Informationen und Metadaten versehen.
Dabei können moderne Technologien wie maschinelles Lernen und KI die Klassifikation und Verarbeitung unterstützen.
Vollständigkeit über Workflows sicherstellen
Automatisierte Workflows unterstützen die beteiligten Abteilungen dabei, die für eine Dokumentation erforderlichen Unterlagen vollständig zusammenzustellen.
So muss nicht erst kurz vor der Auslieferung geprüft werden, welche Dokumente noch fehlen.
Dossier automatisiert erstellen
Sind Prozesse und Dokumentenstruktur entsprechend aufgebaut, kann die eigentliche Herstellerdokumentation am Ende weitgehend automatisiert erzeugt werden.
Das Ziel ist, dass die Dokumentation nicht mehr als separates Projekt am Ende der Wertschöpfung entsteht, sondern während des laufenden Prozesses mitwächst.
Weniger Aufwand kurz vor der Auslieferung
Viele Unternehmen kennen die Situation:
Das Produkt oder die Anlage ist fertig, aber an der dazugehörigen Dokumentation wird noch gearbeitet.
Unterlagen müssen gesucht, geprüft, richtig benannt, strukturiert und in der korrekten Form zusammengestellt werden.
Das bindet Fachkräfte genau zu einem Zeitpunkt, an dem das eigentliche Projekt bereits abgeschlossen sein sollte.
Eine durchgängige digitale Dokumentenverarbeitung verschiebt diese Arbeit deshalb nach vorne und automatisiert möglichst viele der wiederkehrenden Schritte.
Auch iiRDS kann berücksichtigt werden
Die zugrunde liegenden Prozesse zur strukturierten Dokumentenverwaltung und automatisierten Dossierbildung können auch für Dokumentationen nach dem iiRDS-Standard eingesetzt werden.
Damit entsteht eine technische und organisatorische Grundlage, auf der unterschiedliche Anforderungen an digitale Herstellerinformationen abgebildet werden können.
Wann lohnt es sich, die Herstellerdokumentation zu automatisieren?
Eine automatisierte Dokumentation ist besonders interessant, wenn Sie heute feststellen, dass:
- die Erstellung Ihrer Herstellerdokumentationen viel Zeit beansprucht,
- Dokumentationen regelmässig später fertig sind als das eigentliche Produkt,
- Mitarbeitende Dokumente manuell zusammensuchen müssen,
- Informationen aus verschiedenen Abteilungen und Systemen zusammengeführt werden müssen,
- Kunden standardisierte Herstellerinformationen verlangen,
- Sie Dokumentationen nach VDI 2770 bereitstellen müssen oder möchten.
Je höher das Dokumentenvolumen und je häufiger ähnliche Dossiers erstellt werden, desto interessanter wird eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung.
Von einzelnen Dokumenten zum automatisierten Dossier
Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb nicht darin, am Ende eine VDI-2770-konforme Ordnerstruktur zu erstellen.
Der grössere Hebel liegt im gesamten Dokumentenprozess davor:
Dokumente entstehen → werden erkannt und klassifiziert → erhalten Metadaten → werden zentral archiviert → auf Vollständigkeit geprüft → strukturiert zum Dossier zusammengestellt.
Wenn dieser Prozess sauber aufgebaut ist, wird aus einer zeitaufwendigen manuellen Dokumentation ein durchgängiger digitaler Ablauf.
Möchten Sie wissen, wie sich Ihre Herstellerdokumentation automatisieren lässt?
Wenn Sie Herstellerinformationen nach VDI 2770 bereitstellen müssen oder den Aufwand für Ihre heutige Dokumentation reduzieren möchten, schauen wir uns gemeinsam Ihre Ausgangslage an.