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Vertrag zur Auftragsbearbeitung der Friedli Projektmanagement GmbH

Vertrag zur Auftragsbearbeitung der
Friedli Projektmanagement GmbH

nach Art. 9 DSG und Art. 28 DSGVO · Stand: 05.10.2026

Präambel

Dieser Vertrag regelt die Bearbeitung von Personendaten durch die Friedli Projektmanagement GmbH, Wetentalstrasse 4, 5420 Ehrendingen (nachfolgend «Friedli PM» oder «Auftragsverarbeiter») im Auftrag ihrer Kundinnen und Kunden (nachfolgend «Kunde» oder «Verantwortlicher») im Rahmen der zwischen ihnen vereinbarten Leistungen (nachfolgend «Hauptvertrag»), zum Beispiel Einrichtung, Betrieb, Support und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagement-, ERP- und Automatisierungslösungen sowie Schnittstellen.

Die Klauseln 1 bis 10 entsprechen den Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäss Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021. Klausel 11 ergänzt sie um besondere Bestimmungen. Der Vertrag gilt gemäss Ziffer 18 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Friedli PM als vereinbart, sofern die Parteien keine separate Vereinbarung abschliessen.

Abschnitt I

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

1.1 Mit diesen Standardvertragsklauseln soll sichergestellt werden, dass Artikel 28 Absatz 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) eingehalten wird. Zur Anwendung auf das Schweizer Datenschutzgesetz siehe Klausel 11.

1.2 Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt.

1.3 Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss Anhang II.

1.4 Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

1.5 Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäss der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. dem DSG unterliegt.

1.6 Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäss Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.


Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

2.1 Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

2.2 Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.


Klausel 3 – Auslegung

3.1 Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

3.2 Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.

3.3 Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.


Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.


Klausel 5 – Kopplungsklausel

5.1 Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

5.2 Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

5.3 Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.


Abschnitt II – Pflichten der Parteien

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.


Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1 Weisungen
7.1.1 Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

7.1.2 Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstossen.

7.2 Zweckbindung
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3 Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4 Sicherheit der Verarbeitung
7.4.1 Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Massnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmässig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden «Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten»). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

7.4.2 Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5 Sensible Daten
Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden «sensible Daten»), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzliche Garantien an.

7.6 Dokumentation und Einhaltung der Klauseln
7.6.1 Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

7.6.2 Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäss diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

7.6.3 Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Prüfung oder Kontrolle kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

7.6.4 Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Kontrollen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

7.6.5 Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschliesslich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7 Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
7.7.1 Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

7.7.2 Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäss diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäss der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

7.7.3 Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschliesslich personenbezogener Daten, notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

7.7.4 Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäss dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

7.7.5 Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8 Internationale Datenübermittlungen
7.8.1 Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschliesslich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.

7.8.2 Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäss Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäss Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.


Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

8.1 Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

8.2 Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäss den Klauseln 8.1 und 8.2 befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

8.3 Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäss Klausel 8.2 zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

8.3.1 Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden «Datenschutz-Folgenabschätzung»), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

8.3.2 Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Massnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

8.3.3 Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

8.3.4 Verpflichtungen gemäss Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

8.4 Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.


Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäss den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1 Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

9.1.1 bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

9.1.2 bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäss Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
  • die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
  • die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
  • die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Massnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschliessend unverzüglich bereitgestellt;

9.1.3 bei der Einhaltung der Pflicht gemäss Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2 Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

9.2.1 eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

9.2.2 Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

9.2.3 die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschliesslich Massnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschliessend unverzüglich bereitgestellt.
Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäss Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.


Abschnitt III – Schlussbestimmungen

Klausel 10 – Verstösse gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

10.1 Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäss diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

10.2 Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss diesen Klauseln betrifft, wenn

10.2.1 der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäss Klausel 10.1 ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

10.2.2 der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstösst oder seine Verpflichtungen gemäss der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;

10.2.3 der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäss diesen Klauseln oder der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

10.3 Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäss diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäss Klausel 7.1.2 verstossen.

10.4 Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.


Klausel 11 – Besondere Bestimmungen der Friedli Projektmanagement GmbH

11.1 Schweizer Datenschutzrecht: Soweit das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) anwendbar ist, sind Verweise auf die Verordnung (EU) 2016/679 so zu verstehen, dass sie auch das DSG umfassen. Verweise auf Aufsichtsbehörden umfassen den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Verweise auf das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten auch das Schweizer Recht. Der Begriff «Verarbeitung» entspricht der «Bearbeitung» im Sinne des DSG.

11.2 Weisungen: Als dokumentierte Weisungen gelten insbesondere der Hauptvertrag, Angebote und Auftragsbestätigungen, Support-Anfragen des Kunden sowie Weisungen per E-Mail oder im Ticketsystem. Weisungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, werden nach Aufwand verrechnet.

11.3 Unterauftragsverarbeiter: Die vereinbarte Liste gemäss Klausel 7.7.1 ist die unter Unterauftragsbearbeiter veröffentlichte Liste in der jeweils gültigen Fassung (Anhang IV). Die Information über Änderungen erfolgt per E-Mail an die Kontaktadresse des Kunden. Erhebt der Kunde ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund Einwand, kann jede Partei die betroffenen Leistungen auf den Zeitpunkt des Beizugs kündigen. Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an, Personendaten in die in der Liste genannten Länder zu übermitteln, unter Einhaltung der anwendbaren Garantien.

11.4 Technische und organisatorische Massnahmen: Die Massnahmen gemäss Klausel 7.4 und 8.4 sind unter TOM veröffentlicht (Anhang III). Der Auftragsverarbeiter kann sie dem Stand der Technik anpassen, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

11.5 Prüfungen: Prüfungen gemäss Klausel 7.6 werden mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt und während der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt, ausser bei begründetem Verdacht auf eine Verletzung dieser Klauseln. Prüfer, die Wettbewerber von Friedli PM sind, können abgelehnt werden. Der Auftragsverarbeiter kann für seinen Aufwand eine Vergütung nach Aufwand verlangen, ausser die Prüfung ergibt einen wesentlichen Verstoss.

11.6 Meldung von Verletzungen: Der Auftragsverarbeiter meldet Verletzungen gemäss Klausel 9.2 ohne Verzug, in der Regel innert 48 Stunden nach Kenntnis.

11.7 Unterstützungsleistungen: Unterstützungsleistungen gemäss Klausel 8 und 9, die nicht auf einen Verstoss des Auftragsverarbeiters zurückgehen, werden nach Aufwand verrechnet.

11.8 Haftung: Für die Haftung gelten die Bestimmungen des Hauptvertrags bzw. der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Friedli PM, soweit gesetzlich zulässig.

11.9 Laufzeit: Dieser Vertrag gilt für die Dauer der Leistungserbringung gemäss Hauptvertrag und darüber hinaus, solange der Auftragsverarbeiter Personendaten des Verantwortlichen bearbeitet.

11.10 Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Dieser Vertrag untersteht schweizerischem Recht. Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Baden, Schweiz. Vorbehalten bleiben zwingende Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679.


Anhang I – Liste der Parteien

Verantwortlicher: Der Kunde gemäss Hauptvertrag (Angebot, Auftragsbestätigung oder Vertrag), mit den dort genannten Kontaktangaben und, sofern vorhanden, den Angaben zu seiner Datenschutzberaterin bzw. seinem Datenschutzberater. Unterschrift und Beitrittsdatum: gemäss Hauptvertrag bzw. Annahme der AGB von Friedli PM.
Auftragsverarbeiter: Friedli Projektmanagement GmbH, Wetentalstrasse 4, 5420 Ehrendingen, Schweiz. Kontakt für Datenschutzfragen: Matthias Friedli, Geschäftsführer, info@friedli-projektmanagement.ch, +41 56 552 09 99. Unterschrift und Beitrittsdatum: gemäss Hauptvertrag.


Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen
  • Mitarbeitende des Kunden und Benutzer seiner Systeme
  • Kundinnen und Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartner des Kunden sowie deren Kontaktpersonen
  • Absender und Empfänger von Dokumenten und Nachrichten, die in den Systemen des Kunden bearbeitet werden
  • Weitere Personen, deren Daten der Kunde in den betreuten Systemen bearbeitet

Kategorien personenbezogener Daten

  • Stammdaten und Kontaktdaten, zum Beispiel Name, Funktion, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Vertrags-, Auftrags-, Projekt- und Abrechnungsdaten, zum Beispiel Offerten, Rechnungen, Bestellungen, Buchungsdaten und Bankverbindungen
  • Inhalte von Dokumenten, die im Dokumentenmanagement, ERP oder in Automatisierungen bearbeitet werden
  • Personal- und Zeitdaten, soweit der Kunde diese in den betreuten Systemen führt, zum Beispiel Arbeitszeiten, Rapporte und Absenzen
  • Benutzer-, Konfigurations- und Protokolldaten der Systeme
  • Inhalte von Support-Anfragen
Sensible Daten: Keine vorgesehen. Sie können jedoch in Dokumenten oder Daten enthalten sein, die der Kunde in den betreuten Systemen bearbeitet, zum Beispiel Gesundheitsdaten in Absenzen oder Personaldossiers. In diesem Fall gelten die Beschränkungen gemäss Klausel 7.5 und die Massnahmen gemäss Anhang III, insbesondere der beschränkte Zugriff auf die für den Kunden tätigen Personen.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Organisieren, Ordnen, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Abgleichen, Migrieren, Einschränken und Löschen von Daten, auch automatisiert und unter Einsatz von KI-Werkzeugen.

Zwecke der Verarbeitung
  • Einrichtung, Konfiguration, Migration und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagement-, ERP- und Branchenlösungen
  • Entwicklung, Betrieb und Überwachung von Schnittstellen und Automatisierungen
  • Bereitstellung von Cloud-Diensten, sofern Friedli PM Vertragspartnerin ist
  • Support, Fehleranalyse und -behebung, Wartung und Fernwartung
  • Schulung und Beratung der Benutzer des Kunden
  • Unterstützung durch KI-Agenten, zum Beispiel Analyse von Support-Anfragen sowie, soweit vereinbart, Ausführung von Arbeiten in Kundensystemen
Dauer der Verarbeitung: Für die Dauer der Leistungserbringung gemäss Hauptvertrag. Danach Löschung oder Rückgabe gemäss Klausel 10.4.

Anhang III – Technische und organisatorische Massnahmen

Es gelten die technischen und organisatorischen Massnahmen der Friedli Projektmanagement GmbH in der jeweils gültigen Fassung, veröffentlicht unter TOM. Sie umfassen auch den Ablauf bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.
Für die Infrastruktur der Unterauftragsverarbeiter gelten ergänzend deren technische und organisatorische Massnahmen.

Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt den Beizug der Unterauftragsverarbeiter gemäss der Liste der Friedli Projektmanagement GmbH in der jeweils gültigen Fassung, veröffentlicht unter Unterauftragsbearbeiter. Änderungen erfolgen gemäss Klausel 7.7.1 und 11.3.